Notionとは
社内の情報があちこちに散らばってしまい、誰がどの資料を持っているのか分からない。
そんな悩みを抱えているWeb企業は少なくありません。
メールの添付ファイル、チャットの共有リンク、個人のPCに眠るドキュメント情報の行方を追うだけで時間が過ぎてしまう、という経験をした人も多いでしょう。
このような状況を整理し、チームのドキュメント──情報の行情報共有をスムーズにしてくれるのが「Notion（ノーション）」です。
Notionはメモ、タスク管理、データベース、Wikiなどの機能をひとつにまとめたオールインワン型の情報管理ツール。社内の「知識の拠点」を作るのにとても向いています。
たとえば、プロジェクトごとの進行状況をボード形式で管理しながら、会議の議事録やタスクの詳細も同じページに紐づけることができます。
WordやExcelのように個別ファイルを探す手間がなく、ブラウザ上で全員がリアルタイムに更新できるのが大きな魅力です。
また、Notionはデザインの自由度も高く、視覚的に分かりやすい構成が作れるのもポイント。
社内Wikiやマニュアルを整えると、情報が「個人の頭の中」から「チーム全体の財産」に変わります。
導入ステップ
Notionを導入する際にいちばん大切なのは、「最初から完璧を目指さない」ことです。
最初の1週間は「メモ帳代わり」として気軽に使ってみましょう。
社内打ち合わせの記録や、日々のタスク整理をNotionにまとめるだけでも、その便利さをすぐ実感できるはずです。
次のステップでは、ページを整理して「情報の入り口」を作ります。
部署ごとにトップページを設けて、そこから会議メモ、業務マニュアル、案件別の資料などへリンクをつなげる構成にすると、誰が見ても迷わないサイト構造になります。
また、テンプレート機能を使えば、同じ形式の議事録や進行表を何度も再利用できます。
「会議メモ」テンプレートに日付や担当者欄を入れておけば、入力漏れも防げて効率的です。
小さな改善を積み重ねることで、チーム全体の業務整理力が自然と上がっていきます。
導入時には、社内で1〜2人の「Notion推進メンバー」を決めておくとスムーズです。
新しいページを作るルールやフォルダ構成を軽くまとめておくことで、後から参加するメンバーも迷わず運用に入れます。
最初のルール作りをしっかりしておけば、「誰かが勝手にページを増やしてカオスになる」といったトラブルも防げます。
共有時の工夫
Notionの真価は「共有」にあります。
社内全体に展開するときは、アクセス権限を上手に設定することがポイントです。
たとえば、経営層には閲覧専用、チームリーダーには編集権限を与えるなど、適切な範囲を設けることで安全に運用できます。
また、Slackなどのチャットツールと連携させると、更新情報をリアルタイムで通知できて便利です。
会議のたびに「前回のメモどこ？」と探す手間もなくなり、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。
もうひとつ大切なのは、使い方を“押し付けない”こと。
Notionは自由度が高い反面、人によって使い方がバラバラになりがちです。
その場合は「ここだけは共通ルール」という最低限の基準を設けつつ、チームごとにカスタマイズの余地を残しましょう。
それぞれのチームが自分たちに合った形で運用できると、定着率がぐっと上がります。
たとえば営業チームなら「顧客リスト＋商談メモ」を中心に、制作チームなら「進行表＋素材フォルダ」を中心に運用するなど、業務内容に合わせて柔軟に設計できます。
Notionはひとつのツールでありながら、チームの“働き方そのもの”を映す鏡のような存在です。
情報整理がうまくいくと、業務全体の見通しが格段に良くなり、自然とチームの効率も上がるでしょう。
このようにNotionは、単なるメモツールにとどまらず、「情報の流れを整える基盤」として非常に優れています。
小さく始めて、少しずつチームに馴染ませていく。それが、業務整理を成功させるいちばんのコツです。